iKanbi Group NV (hierna ‘iKanbi Group’) begrijpt hoe belangrijk het is om persoonsgegevens te beschermen. Deze privacyverklaring (hierna de ‘Privacyverklaring’) bevat belangrijke informatie over de verwerking van de persoonsgegevens van klanten, leveranciers, derden en websitebezoekers in het kader van de handelsactiviteiten van iKanbi Group.

In deze Privacyverklaring verstaan we onder:

• ‘iKanbi Group’: iKanbi Group NV, Marsveldplein 5, 1050 Brussel
• ‘Persoonsgegevens’: alle informatie omtrent een natuurlijke persoon die wordt geïdentificeerd of die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens of een online identificator.
• ‘Verwerkingsverantwoordelijke’: een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
• ‘Verwerker’: een natuurlijke persoon of rechtspersoon die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
• ‘Verwerking van Persoonsgegevens’: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

Toepassingsgebied

Doel

iKanbi Group kan de Persoonsgegevens verwerken van de contactpersonen van leveranciers, klanten of elke andere zakelijke contactpersoon in het kader van zijn activiteiten.

Krachtens de geldende wetten inzake de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 en de nationale wetten inzake de bescherming van persoonsgegevens, wil iKanbi Group graag preciseren welke persoonsgegevens over u worden verzameld en hoe uw Persoonsgegevens worden gebruikt in het kader van de handelsactiviteiten van iKanbi Group. Deze Privacyverklaring omvat ook de rechten van klanten, leveranciers, derden en bezoekers van de website van iKanbi Group met betrekking tot hun Persoonsgegevens.

Ontvangers van deze Privacyverklaring

Deze Privacyverklaring is van toepassing op:

• onze leveranciers en/of zakenpartners;
• onze bestaande, potentiële en voormalige klanten;
• leden, werknemers, aandeelhouders, uiteindelijke begunstigden van onze klanten/leveranciers;
• de derden van wie de Persoonsgegevens ons worden verstrekt via onze klanten/leveranciers;
• de derden van wie de gegevens worden verzameld of verwerkt via andere zakelijke contactpersonen;
• de gebruikers/bezoekers van onze website www.ikanbi.com.

Aangezien we de door u meegedeelde Persoonsgegevens van derden kunnen verzamelen en verwerken, vragen we u om deze derden te informeren over deze Privacyverklaring, zodat ze kennis kunnen nemen van de verwerking van hun Persoonsgegevens door ons en van hun rechten.

Verwerkingsverantwoordelijke en Functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’)

Verwerkingsverantwoordelijke

In het kader van zijn activiteiten moet iKanbi Group uw Persoonsgegevens verwerken als Verwerkingsverantwoordelijke, aangezien die de doeleinden van en de middelen voor de verwerking(en) bepaalt.

Contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke:

• Naam: iKanbi Group
• E-mail: dpo@ikanbi.com
• Website: www.ikanbi.com
• Adres: Marsveldplein 5, 1050 Brussel, België.

Functionaris voor gegevensbescherming en AVG-verantwoordelijke

We hebben een externe Functionaris voor gegevensbescherming (‘DPO’) en een AVG-verantwoordelijke binnen iKanbi Group aangesteld.

De DPO en de AVG-verantwoordelijke hebben als opdracht om elke betrokkene te informeren over de verwerkte Persoonsgegevens. Ze geven advies en zien toe op de naleving van de geldende regelgeving, met name de AVG.

U kunt steeds contact opnemen met de DPO en/of de AVG-verantwoordelijke als u vragen hebt over de verwerking van uw Persoonsgegevens en over de uitoefening van uw rechten.

Contactgegevens:

• E-mail: dpo@ikanbi.com
• Telefoon: +32 4 256 97 11
• Adres:

iKanbi Group NV
Marsveldplein 5
1050 Brussel
BELGIUM

Verzameling van de Persoonsgegevens van klanten, leveranciers en derden

In het algemeen worden de volgende Persoonsgegevens verzameld in het kader van een handelsactiviteit met onze klanten, onze leveranciers of derden:

• identificatiegegevens (naam, voornaam, aanspreektitel, enz.);
• contactgegevens (professioneel e-mailadres en telefoonnummer);
• financiële gegevens (bankgegevens, enz.);
• gegevens over het loopbaantraject/vaardigheden en opleidingen;
• alle andere aanvullende/facultatieve informatie die u verstrekt wanneer we contact hebben met u (telefonisch, via mail of tijdens beurzen of events).

In principe verzamelt iKanbi Group geen gevoelige gegevens, namelijk:

• persoonlijke gegevens over raciale of etnische herkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of vakbondslidmaatschap;
• genetische of biometrische gegevens (bijvoorbeeld gezichtsopnamen en vingerafdrukken);
• gezondheidsgegevens;
• gegevens over gedrag of seksuele geaardheid.

In het algemeen verwerken we de Persoonsgegevens die we ontvangen van u of van uw werkgever/het bedrijf dat u vertegenwoordigt in het kader van onze handelsbetrekkingen.

iKanbi Group kan ook informatie verzamelen die toegankelijk is voor het grote publiek, om de door ons verzamelde informatie te verifiëren en om onze activiteiten te beheren en verder te ontwikkelen.

Verzameling van de Persoonsgegevens van websitebezoekers

Wanneer u onze website bezoekt, verzamelen we de volgende Persoonsgegevens:

• het IP-adres;
• de verzamelde Persoonsgegevens via cookies.

We maken gebruik van ‘cookies’ (en soortgelijke technologieën) op onze websites en applicaties. Cookies zijn kleine bestanden die informatie opslaan op de browser van uw computer. Met behulp van cookies kunnen we bepaalde gegevens over u onthouden (bijvoorbeeld de taalkeuze).

We slaan uw verzamelde gegevens op door middel van cookies op onze website om onze website en applicaties beter af te stemmen op uw behoeften en om uw voorkeuren te bewaren voor uw volgende bezoeken. Op die manier kunnen we uw gebruiksgemak snel verbeteren en u relevante diensten aanbieden.

Als u zich wenst te abonneren op onze nieuwsbrief, kan iKanbi Group de volgende categorieën van Persoonsgegevens over u verzamelen en verwerken:

• naam, voornaam en aanspreektitel;
• adres;
• contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer en faxnummer);
• bedrijf.

U kunt ook beslissen om aanvullende/facultatieve informatie te verstrekken, wanneer u op onze website een formulier invult of wanneer we contact opnemen met u (telefonisch, via mail of tijdens events).

iKanbi Group kan ook informatie verzamelen die toegankelijk is voor het grote publiek, om de door ons verzamelde informatie te verifiëren en om onze activiteiten te beheren en verder te ontwikkelen.

Waarom verzamelen we de Persoonsgegevens van klanten, leveranciers en derden?

iKanbi verzamelt de bovengenoemde gegevens voor de volgende doeleinden:

• uitvoering/verlening van onze diensten;
• beheer van de handelsrelaties met het bedrijf dat u vertegenwoordigt (administratief beheer, contracten en facturatie);
• beheer van onze eigen handelsovereenkomsten;
• public relations en marketing:
  • We kunnen uw Persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over onze activiteiten, diensten en nieuwsbrieven, die volgens ons interessant kunnen zijn voor u.
  • We zullen contact opnemen met u als u dat ons uitdrukkelijk vraagt, als we denken dat een dienst interessant kan zijn voor u of als uw bedrijf/organisatie baat zou kunnen hebben bij een welbepaalde dienst.
  • Als u nog geen handelsrelatie hebt met ons, ontvangt u enkel onze marketingcommunicatie als u ons vooraf uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven om contact op te nemen met u.
  • Als u wel al een handelsrelatie hebt met ons of als u uw gegevens al hebt verstrekt, kunt u reclame krijgen van ons zonder ons vooraf uw toestemming te hebben gegeven. Dat is bijvoorbeeld het geval voor iedereen die zich heeft aangemeld voor de nieuwsbrieven en/of voor contactgegevens die tijdens handelsbetrekkingen worden verstrekt. In die context baseren we ons op ons legitieme belang om onze handelsrelaties te onderhouden en voort te zetten.

Waarom verzamelen we de Persoonsgegevens van de bezoekers van onze website?

iKanbi verzamelt de bovengenoemde gegevens voor de volgende doeleinden:

• Informatie en communicatie

We kunnen uw Persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over onze activiteiten, diensten of nieuwsbrief of om contact op te nemen met u als u ons een vraag hebt gesteld.

We verzamelen uw gegevens ook om u informatie te verstrekken over het bedrijf en om de wettelijke en reglementaire verplichtingen en de conformiteitsvoorschriften na te leven.

• Beveiliging van de website

Wegens ons legitieme belang om onze website te beveiligen, verzamelen en verwerken we uw IP-adres.

• Gebruik van cookies 

Wanneer u op onze website surft, installeren we ‘cookies’:

• die noodzakelijk zijn voor de goede werking van onze website, op basis van ons legitieme belang om u een functionele website aan te bieden;
• om uw surfgedrag op onze website te analyseren, maar alleen als u ons vooraf uw instemming hebt gegeven.

Voor meer informatie over ons cookiegebruik, hoelang we cookies bewaren, enzovoort verwijzen we naar ons Cookiebeleid dat u terugvindt op onze website.

• Gebruik van sociale media

Om onze zichtbaarheid op het internet te vergroten en om dichter bij onze huidige en toekomstige klanten te staan, zijn we ook aanwezig op sociale media, zoals [Facebook, LinkedIn en YouTube].

Wanneer u deze websites raadpleegt, kunt u ervoor kiezen om bepaalde Persoonsgegevens rechtstreeks met ons te delen door contact met ons op te nemen, een opmerking te plaatsen en/of onze artikels te delen.

Verder raden we u aan om de Privacyverklaring te lezen, die deze derden op hun website publiceren, om meer te weten over hoe zij uw Persoonsgegevens verwerken als Verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens.

Juridische basis voor de verwerking van Persoonsgegevens

We mogen enkel uw Persoonsgegevens gebruiken en verwerken als aan een van de volgende voorwaarden voldaan is:

• Het gebruik van uw Persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract dat u met ons hebt gesloten of voor het nemen van de nodige maatregelen om dit contract op uw verzoek te sluiten.
• We hebben uw vrije en uitdrukkelijke toestemming gekregen om uw Persoonsgegevens voor een specifiek doeleinde te gebruiken.
• Uw Persoonsgegevens worden gebruikt in overeenstemming met onze legitieme belangen en in lijn met uw belangen en rechten.
• We zijn wettelijk verplicht om bepaalde Persoonsgegevens te verwerken en aan de bevoegde autoriteiten en instanties mee te delen, waaronder de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

Hoe worden uw gegevens gebruikt en gedeeld?

Uw Persoonsgegevens worden enkel doorgegeven aan medewerkers op ‘need to know’-basis, m.a.w. de bestemmelingen die verschillende verwerkingen moeten uitvoeren in het kader van de hoger vermelde doeleinden.

We kunnen uw Persoonsgegevens delen met ondernemingen in de groep en/of onze gelieerde ondernemingen, bijvoorbeeld wanneer een ander bedrijf in de groep ook goederen of diensten levert aan het bedrijf dat u vertegenwoordigt of er goederen of diensten bij afneemt.

We kunnen uw Persoonsgegevens ook delen met derden die functies uitoefenen in uw naam en ons diensten verlenen zoals boekhoudkundige, financiële, juridische en IT-diensten. Aangezien deze derden toegang hebben tot de Persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de gevraagde diensten, hebben we contractuele, organisatorische en technische maatregelen genomen om te garanderen dat uw Persoonsgegevens enkel worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden die vermeld staan in artikelen 5 en 6 van deze Privacyverklaring.

We kunnen uw Persoonsgegevens openbaar maken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen of in het belang van de veiligheid, het openbaar nut of de toepassing van de wet. We kunnen de Persoonsgegevens openbaar maken in het kader van een werkelijk of voorgesteld geschil of ter bescherming van onze goederen, onze veiligheid, ons personeel en andere rechten of belangen.

Uw Persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd aan derden.

Overdracht van uw Persoonsgegevens buiten de EU/EER

iKanbi Group tracht uitsluitend binnen de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER) Persoonsgegevens te verwerken. Het is echter mogelijk dat Persoonsgegevens ook toegankelijk zijn voor of worden overgedragen aan onze partners of dienstverleners in landen buiten de EU of de EER. Als zo’n overdracht plaatsvindt, garandeert iKanbi Group een beschermingsniveau dat overeenstemt met het geldende beschermingsniveau in de EU/EER conform de AVG.

Ingeval uw Persoonsgegevens worden overgedragen aan een derde in een land waarvan bekend is dat het geen beschermingsniveau voor de rechten van natuurlijke personen met betrekking tot hun Persoonsgegevens biedt dat overeenstemt met dat van de EER, dan wordt de overdracht van uw Persoonsgegevens omkaderd door een van de mechanismen opgenomen in Hoofdstuk V van de AVG.

Hoelang bewaren we uw Persoonsgegevens?

We bewaren uw Persoonsgegevens zolang dat nodig is om de doelstellingen te bereiken die vermeld staan in artikelen 5 en 6 van deze Privacyverklaring, of zolang u uw eerder verleende toestemming niet intrekt.

Aangezien de noodzakelijke bewaring van Persoonsgegevens afhangt van het type gegevens en van het verwerkingsdoel, kunnen de bewaringstermijnen verschillen.

Voor de bepaling van de bewaartermijnen voor Persoonsgegevens baseren we ons op de onderstaande criteria:

• Hoelang hebben we de Persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienst te kunnen leveren?
• Hebben we een specifieke bewaartermijn vastgelegd en aangekondigd?
• Hebben we de goedkeuring gekregen om de bewaartermijn te verlengen?
• Moeten we ons houden aan een contractuele of wettelijke verplichting of aan een boekhoudkundige vereiste?

Zodra we uw Persoonsgegevens niet meer nodig hebben en we niet meer wettelijk verplicht zijn om ze te bewaren, verwijderen we ze definitief of, als dat niet mogelijk is, maken we ze anoniem in onze systemen.

Uw Persoonsgegevens worden echter bewaard en gebruikt gedurende de periode die nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen, voor het regelen van geschillen of voor het sluiten van contracten.

Als u op onze nieuwsbrief geabonneerd bent, bewaren we uw Persoonsgegevens totdat u uw toestemming intrekt om nog nieuwsbrieven van ons te ontvangen (zie verder). Deze intrekking van uw toestemming geldt enkel voor de toekomst.

Beveiliging van de Persoonsgegevens en procedure in geval van inbreuk

Uw Persoonsgegevens worden beschouwd als strikt persoonlijk. Daarvoor heeft iKanbi Group alle nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om uw Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, onopzettelijke of ongeoorloofde toegang of enige andere ongerechtvaardigde verwerking van de gegevens.

Rechten van de betrokkenen

U beschikt over een aantal rechten met betrekking tot de Persoonsgegevens die we over u bewaren

U beschikt over een aantal rechten met betrekking tot de Persoonsgegevens die we over u bewaren:

• Recht om in kennis te worden gesteld

U hebt het recht om uiterlijk op het ogenblik van verzameling van uw Persoonsgegevens in kennis te worden gesteld over de verwerking ervan door ons, uw daaraan verbonden rechten en de uitoefening van deze rechten. In dit verband hebben we deze Privacyverklaring opgesteld.

• Recht op inzage

U hebt het recht om toegang te vragen tot de Persoonsgegevens die we over u verwerken, en u hebt ook het recht om deze gegevens te raadplegen. Als u ons daarom verzoekt, moeten wij u een kopie van uw Persoonsgegevens bezorgen. U kunt ook een antwoord krijgen op elke vraag over de verwerking van uw Persoonsgegevens (doeleinden van de verwerking, bestemmelingen van de gegevens, bewaringstermijn, enz.).

• Recht op rectificatie

U kunt ons vragen om verouderde, onjuiste of onvolledige Persoonsgegevens die we over u bewaren, recht te zetten, aan te vullen of te schrappen.

• Recht op beperking van de verwerking

U hebt het recht om de beperking van de verwerking van uw Persoonsgegevens te verkrijgen. iKanbi Group kan dan de verwerking tijdelijk en/of gedeeltelijk stopzetten. U kunt een welbepaalde verwerking of alle verwerkingen die iKanbi Group uitvoert met betrekking tot uw Persoonsgegevens definitief stopzetten door uw recht van bezwaar uit te oefenen.

• Recht op gegevenswissing/recht op vergetelheid

In bepaalde omstandigheden hebt u het recht om de Persoonsgegevens die we over u bewaren te laten wissen, bijvoorbeeld wanneer de Persoonsgegevens niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, of wanneer u uw instemming hebt ingetrokken en er geen enkele juridische basis meer is voor verwerking.

• Recht op overdraagbaarheid van de Persoonsgegevens

U hebt ook het recht om de Persoonsgegevens die u aan iKanbi Group hebt verstrekt te ontvangen en om ze over te dragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.

• Recht op bezwaar tegen bepaalde verwerkingen/recht om de toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking gebaseerd is op het legitieme belang van iKanbi Group, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw Persoonsgegevens in de toekomst. Dit recht kan niet worden uitgeoefend wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen.

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming steeds en zonder opgave van reden in te trekken. Deze intrekking van uw toestemming geldt enkel voor de toekomst.

Uitoefening van uw rechten als betrokkene met betrekking tot uw Persoonsgegevens

Als u meer informatie wenst over de verwerking van uw Persoonsgegevens of als u uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u contact met ons opnemen op een van de volgende manieren:

Via mail: dpo@ikanbi.com

Per post: Marsveldplein 5, 1050 Brussel, België.

We vragen u om duidelijk aan te geven van welk recht u gebruik wilt maken, alsook tegen welke verwerking u bezwaar wenst te maken, welke verwerking u wilt beperken of welke instemming u wilt intrekken.

Bij gerede twijfel over de identiteit van de persoon die de aanvraag indient, kan iKanbi Group vragen om de nodige extra informatie te bezorgen ter bevestiging van de identiteit van de betrokkene.

Wanneer u uw rechten uitoefent, worden u geen kosten aangerekend, tenzij we vinden dat het verzoek duidelijk ongegrond of buitensporig is (bijvoorbeeld bij herhaald verzoek).

We kunnen u echter een redelijk bedrag aanrekenen dat hooguit overeenkomt met de kosten die we maken voor de reproductie van elke aangevraagde extra kopie.

Als u een aanvraag indient met betrekking tot uw rechten, zullen wij daar binnen een maand op reageren. Deze termijn kan echter worden verlengd tot twee maanden als de aanvraag ingewikkeld blijkt te zijn en/of als we veel aanvragen moeten afhandelen. Als de termijn wordt verlengd, zullen we u hiervan op de hoogte brengen met opgave van de reden voor deze beslissing.

iKanbi Group informeert de derden aan wie de Persoonsgegevens meegedeeld zijn over de uitgevoerde rechtzettingen, wissingen of beperkingen, tenzij dat niet mogelijk zou zijn en/of een onevenredig grote inspanning zou vergen.

In bepaalde wettelijk voorziene omstandigheden kunnen we de toegang tot uw gegevens weigeren of niet akkoord gaan met uw verzoek wanneer we daartoe gemachtigd zijn op grond van de geldende wetgeving inzake gegevensbescherming.

Als u niet tevreden bent over de manier waarop we uw Persoonsgegevens verwerken of waarop we uw aanvragen tot uitoefening van uw rechten behandelen, kunt u steeds klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, B-1000 Brussel, T: +32 (0)2 274 48 00; F: +32 (0)2 274 48 35; E: contact@apd-gba.be.

Wijziging van deze Privacyverklaring

We behouden ons het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen of aan te vullen als dat nodig zou zijn.

Bij grote wijzigingen zullen we de datum van wijziging actualiseren en een kopie van de nieuwe Privacyverklaring plaatsen op onze website.

We raden u aan deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen om te weten hoe wij uw Persoonsgegevens verwerken en beschermen.