iKanbi Group S.A. (ci-après “iKanbi Group”) comprend l’importance de la protection des Données à caractère personnel.

La présente Déclaration de confidentialité (ci-après “la Déclaration”) contient des informations importantes sur le traitement des données personnelles des clients, fournisseurs, tiers et visiteurs du site internet dans le cadre des activités commerciales d’IKanbi Group.

Dans cette Déclaration :

• « iKanbi Group »: iKanbi Group S.A., Place du Champ de Mars 5, 1050 Bruxelles
• “Données à caractère personnel” (ci-après, ‘Données personnelles’ ou ‘Données’) : toute information relative à une personne physique qui peut être identifiée ou qui est identifiable directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation ou un identifiant en ligne.
• « Responsable du traitement »: la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
• « Sous-traitant» : la personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Responsable du traitement.
• « Traitement de données à caractère personnel »: toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction.

Champ d’application:

Objectif:

iKanbi Group peut traiter les données personnelles des personnes de contact des fournisseurs, des clients ou de tout autre contact commercial dans le cadre de ses activités.

En application des lois applicables en matière de protection des données, telles que le règlement général sur la protection des données 2016/679 et les lois nationales sur la protection des données, iKanbi Group souhaite préciser quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons auprès de vous et comment vos données seront utilisées dans le cadre des activités commerciales d’iKanbi Group. La présente Déclaration énonce également les droits des clients, fournisseurs, tiers et visiteurs du site internet d’iKanbi Group concernant leurs Données personnelles.

Destinataire de cette Déclaration:

Cette Déclaration s’applique à/aux :

• Nos fournisseurs et/ou partenaires commerciaux ;
• Nos clients existants, prospects et anciens clients ;
• Membres, personnel, actionnaires, bénéficiaires effectifs de nos sociétés clientes/fournisseurs ;
• Les tiers dont les données personnelles nous sont fournies par nos clients/fournisseurs ;
• Les tiers dont les données sont recueillies ou traitées via tout autre contact commercial ; et
• Les utilisateurs/visiteurs de notre site internet www. ikanbi.com.

Dans la mesure où nous sommes susceptibles de collecter et de traiter des données de tiers que vous nous avez communiquées ; nous vous demandons de bien vouloir informer lesdits tiers de l’existence de cette Déclaration afin qu’ils puissent avoir connaissance du traitement que nous effectuons sur leurs données et de leurs droits.

Responsable du traitement et Délégué à la Protection des Données (‘DPO’)

Responsable du traitement

Dans le cadre de ses activités, iKanbi Group est amené à traiter vos données en sa qualité de Responsable du traitement dans la mesure où il détermine les moyens et les finalités du ou des traitements.

Coordonnées du Responsable du traitement :

• Nom : iKanbi Group
• Courriel : dpo@ikanbi.com
• Site internet : www.ikanbi.com
• Adresse postale : Place du Champ de Mars 5, 1050 Bruxelles, Belgique.

Délégué à la Protection des Données et Responsable RGPD

Nous avons désigné un Délégué à la protection des données (« DPD » ou « DPO ») externe ainsi qu’un Responsable RGPD au sein d’iKanbi Group.

La mission du DPO et du Responsable RGPD est d’informer toute personne concernée sur les Données traitées. Ils fournissent des conseils et veillent au respect de la réglementation en vigueur, notamment le RGPD.

Vous pouvez contacter le DPO et/ou le Responsable RGPD pour toute question relative au traitement de vos Données personnelles et à l’exercice de vos droits.

Coordonnées de contact :

• Courriel : dpo@ikanbi.com
• Téléphone : +32 4 256 97 11
• Adresse postale :

iKanbi Group SA
Place du Champ de Mars 5
1050 Bruxelles
BELGIUM

Données personnelles de nos clients, fournisseurs et tiers collectées

En général, les données personnelles suivantes sont collectées dans le cadre d’une activité commerciale avec nos clients, fournisseurs ou tiers :

• Données d’identification (nom, prénom, titre, etc.) ;
• Informations de contact (adresse e-mail professionnelle et numéro de téléphone) ;
• Données financières (comptes bancaires etc.) ;
• Données relatives au parcours professionnel/Compétences et formation ;
• Toute autre information supplémentaire/facultative que vous nous fournissez lorsque nous sommes en contact avec vous (par téléphone, par e-mail ou lors de salons ou d’événements) ;

En principe, iKanbi Group ne collecte ni ne traite de données dites sensibles, c’est-à-dire :

• Données personnelles révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale ;
• Données génétiques ou biométriques (par exemple, images faciales et empreintes digitales) ;
• Données relatives à la santé ;
• Données relatives au comportement ou à l’orientation sexuelle.

D’une manière générale, nous traitons les Données à caractère personnel que nous recevons de vous ou de votre employeur/la société que vous représentez dans le cadre de nos relations commerciales.

iKanbi Group peut également collecter des informations accessibles au public afin de vérifier les informations que nous avons recueillies et de gérer et développer notre activité.

Données personnelles des visiteurs du site internet collectées

Lorsque vous visitez notre site internet, nous recueillons les données personnelles suivantes:

• L’adresse IP, et
• Données personnelles récoltées via les Cookies .

Nous utilisons des « cookies » (et des technologies similaires) sur nos sites web et nos applications. Ces petits fichiers qui stockent des informations sur le navigateur de votre ordinateur nous permettent de nous souvenir de certaines informations vous concernant (par exemple, le choix de la langue).

Nous stockons vos données récoltées par le biais des cookies présents sur notre site internet afin d’adapter notre site et nos applications à vos besoins et de conserver vos préférences pour vos prochaines visites. De cette manière, nous pouvons améliorer rapidement votre confort d’utilisation et vous proposer des services pertinents.

Si vous désirez vous inscrire pour recevoir notre newsletter, iKanbi Group pourra  collecter et traiter les catégories suivantes de données personnelles vous concernant: 

• Nom, prénom, titre;
• L’adresse;
• Les coordonnées (courriel, numéro de téléphone, fax);
• Entreprise;

Vous pouvez également décider de fournir des informations supplémentaires/facultatives lorsque vous remplissez un formulaire sur notre site internet ou lorsque nous prenons contact avec vous (par téléphone, par e-mail ou lors d’événements).

 iKanbi Group peut également collecter des informations accessibles au public afin de vérifier les informations que nous avons recueillies et de gérer et développer nos activités.

Pourquoi collectons-nous les données à caractère personnel de nos clients, fournisseurs et tiers ?

iKanbi Group recueille les informations susmentionnées aux fins suivantes :

• Exécution/fourniture de nos services
• Gérer les relations commerciales avec l’entreprise que vous représentez (gestion administrative, contrats et facturation)  ;
• Gestion de nos propres arrangements commerciaux  ;
• Relations publiques et marketing
  • Nous pouvons utiliser vos Données à caractère personnel pour vous informer de nos activités, de nos services ou de nos bulletins d’information, qui, selon nous, pourraient vous intéresser.
  • Nous vous contacterons si vous nous demandez explicitement de le faire, ou si nous pensons que vous pourriez être intéressé par un service ou qu’un service donné pourrait profiter à votre entreprise/organisation.
  • Si vous n’avez pas encore de relation commerciale avec nous, vous ne recevrez notre communication marketing que si vous nous avez explicitement et préalablement donné l’autorisation de vous contacter.
  • Si vous avez déjà une relation commerciale avec nous ou si vous avez déjà fourni vos coordonnées, vous pourriez recevoir des publicités de notre part sans nous avoir fourni votre autorisation préalable. C’est le cas, par exemple, pour toute personne qui s’est inscrite aux newsletters et/ou pour les coordonnées fournies lors d’échanges commerciaux. Dans ce contexte, nous nous basons sur notre intérêt légitime à entretenir et poursuivre notre relation commerciale.

Pourquoi collectons-nous les données à caractère personnel des visiteurs de notre site internet ?

iKanbi Group collecte les informations susmentionnées aux fins suivantes :

• Information et communication

Nous pouvons utiliser vos données personnelles pour vous informer sur nos activités, nos services ou notre newsletter, ou pour vous contacter si vous nous avez posé une question.

Nous collectons également vos données pour vous fournir des informations sur l’entreprise, ainsi que pour nous conformer aux obligations et exigences légales, réglementaires et de conformité.

• Sécurité du site internet

En raison de notre intérêt légitime visant à sécuriser notre site internet, nous collectons et traitons votre adresse IP.

• Utilisation des cookies 

Lorsque vous naviguez sur notre site internet, nous installons des « cookies » :

• Qui sont nécessaires au bon fonctionnement de notre site internet, sur la base de notre intérêt légitime à vous fournir un site internet fonctionnel, et
• À des fins d’analyse de votre comportement de navigation sur notre site internet, mais uniquement si vous avez donné votre consentement préalable.

Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur l’utilisation que nous faisons des cookies, leur durée de conservation, etc., veuillez consulter notre Politique de gestion des cookies « Cookie policy » sur notre site internet.

• Utilisation des médias sociaux

Afin d’accroître notre visibilité sur Internet et d’assurer une proximité avec nos clients actuels et futurs, nous sommes également présents sur les médias sociaux tels que [Facebook, LinkedIn et YouTube].

En visitant ces sites, vous pouvez choisir de partager certaines de vos données personnelles avec nous directement en nous contactant, en commentant et/ou en partageant nos articles.

En outre, nous vous recommandons de lire la Déclaration de confidentialité publiée par ces tiers sur leurs sites afin de savoir comment vos données personnelles sont traitées par ces tiers en leur qualité de Responsables du traitement des données.

Base juridique du traitement des données personnelles

Nous ne sommes autorisés à utiliser et à traiter vos Données à caractère personnel que si l’une des conditions suivantes est remplie :

• L’utilisation de vos Données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’un contrat que vous avez conclu avec nous ou pour prendre les mesures nécessaires à la conclusion de ce contrat à votre demande.
• Nous avons obtenu votre consentement, libre et explicite, pour utiliser vos Données à caractère personnel dans un but spécifique.
• Vos Données à caractère personnel sont utilisées conformément à nos intérêts légitimes et en accord avec vos intérêts et vos droits.
• Nous sommes légalement tenus de traiter et de communiquer certaines données aux autorités et organismes compétents, tels que l’Autorité de Protection des Données (« APD »).

Comment vos informations seront-elles utilisées et partagées ?

Vos Données à caractère personnel ne seront transférées qu’à des collaborateurs sur la base du besoin d’en connaître, c’est-à-dire les destinataires qui doivent effectuer les différents traitements en rapport avec les finalités susmentionnées.

Nous pouvons partager vos Données à caractère personnel avec des sociétés du groupe et/ou nos affiliés, par exemple, lorsqu’une autre société du groupe fournit également des biens ou des services à la société que vous représentez ou achète des biens ou des services auprès d’elle.

Nous pouvons également partager vos Données à caractère personnel avec des tiers qui exercent des fonctions en notre nom et nous fournissent des services tels que des services informatiques, juridiques, financiers, comptables et autres. Étant donné que ces tiers ont accès aux Données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution des services demandés, nous avons pris des mesures techniques, organisationnelles et contractuelles afin de garantir que vos données ne sont traitées et utilisées qu’aux fins mentionnées aux articles 5 et 6 de cette Déclaration.

Nous pouvons divulguer vos Données à caractère personnel pour nous conformer à nos obligations légales ou dans l’intérêt de la sécurité, de l’intérêt public ou de l’application de la loi. Nous pouvons divulguer des données dans le cadre d’un litige réel ou proposé, ou pour protéger nos biens, notre sécurité, notre personnel et d’autres droits ou intérêts.

Vos Données à caractère personnel ne seront pas vendues ou louées à des tiers.

Transfert de vos données personnelles en dehors de l’UE/EEE

iKanbi Group s’efforce de traiter les Données à caractère personnel uniquement au sein de l’Union européenne (UE) ou de l’Espace économique européen (EEE). Il est néanmoins possible que des Données à caractère personnel soient également accessibles ou transférées à nos partenaires ou prestataires de services dans des pays en dehors de l’UE ou l’EEE. Si un tel transfert a lieu, iKanbi Group s’assure qu’un niveau de protection équivalent à celui en vigueur au sein de l’EEE/UE conformément au RGPD soit garanti.

Si vos Données à caractère personnel devaient être transférées à un tiers établi dans un pays qui n’est pas réputé offrir un niveau de protection des droits des personnes physiques à l’égard de leurs Données à caractère personnel, équivalent à celui de l’EEE, le transfert de vos Données à caractère personnel sera encadré par l’un des mécanismes prévus au chapitre V du RGPD.

Combien de temps conservons-nous les Données à caractère personnel ?

Vos Données à caractère personnel seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les objectifs mentionnés aux articles 5 et 6 de cette Déclaration, ou aussi longtemps que vous ne retirerez pas votre consentement donné précédemment.

Étant donné que la nécessité de conserver les données dépend du type de données et de la finalité du traitement, les périodes de conservation peuvent varier.

Vous trouverez ci-dessous les critères sur lesquels nous nous basons pour déterminer les périodes de conservation des données :

• Combien de temps avons-nous besoin des données pour être en mesure de fournir le service demandé ?
• Avons-nous défini et annoncé une période de conservation spécifique ?
• Avons-nous obtenu l’autorisation de prolonger la période de conservation ?
• Sommes-nous soumis à une obligation légale ou contractuelle, ou à une obligation comparable ?

Dès que nous n’avons plus besoin de vos données et que nous ne sommes plus légalement tenus de les conserver, nous les supprimons définitivement ou, si cela n’est pas possible, nous les rendons anonymes dans nos systèmes.

Vos données personnelles seront toutefois conservées et utilisées pendant la période nécessaire à l’exécution de nos obligations légales, au règlement de litiges ou à la conclusion de contrats.

Les données personnelles traitées dans le cadre de l’abonnement aux newsletters seront conservées jusqu’à ce que vous choisissiez de retirer votre consentement à recevoir ultérieurement des newsletters de notre part (voir ci-dessous). Veuillez noter que ce retrait n’aura d’effet que pour l’avenir.

Sécurité des Données et procédure en cas d’infraction

Vos données sont considérées comme strictement personnelles. À cette fin, iKanbi Group a pris toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour les protéger contre toute destruction, perte, altération accidentelle et tout dommage, accès accidentel ou illégal ou autre traitement injustifié des données.

Droits des personnes concernées

Vous disposez de certains droits relatifs aux données personnelles que nous détenons à votre sujet

Vous disposez de certains droits relatifs aux Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet :

• Droit d’être informé

Vous avez le droit d’être informé, au plus tard au moment de la collecte de vos données, sur le traitement que nous effectuons, vos droits y afférents et l’exercice de ces droits. A ce titre, nous avons rédigé la présente Déclaration.

• Droit d’accès

Vous avez le droit de demander l’accès aux Données à caractère personnel vous concernant que nous traitons et vous avez également le droit de les consulter. À votre demande, nous devons vous fournir une copie de vos Données à caractère personnel. Vous pouvez également obtenir une réponse à toute question concernant le traitement de vos Données à caractère personnel (finalités du traitement, destinataires des données, durée de conservation, etc.)

• Droit de rectification

Vous pouvez nous demander de rectifier, compléter ou supprimer les Données obsolètes, incorrectes ou incomplètes que nous détenons à votre sujet.

• Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos Données à caractère personnel. iKanbi Group peut ainsi arrêter temporairement et/ou partiellement le traitement qui est effectué. Vous pouvez arrêter définitivement un traitement déterminé ou tous les traitements qu’iKanbi Group effectue sur vos  Données à caractère personnel en exerçant votre droit d’opposition.

• Droit à l’effacement/droit à l’oubli

Dans certaines circonstances, vous avez le droit d’obtenir l’effacement des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, par exemple, lorsque les Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque vous avez retiré votre consentement et qu’il n’existe aucune autre base juridique pour le traitement.

• Droit à la portabilité des Données

Vous avez également le droit de recevoir les données à caractère personnel que vous avez fournies à iKanbi Group et de les transmettre à un autre Responsable du traitement.

• Droit d’opposition à certains types de traitement/Droit de retirer son consentement

Lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime d’iKanbi Belgium, vous avez le droit de vous opposer, pour l’avenir, au traitement de vos données personnelles. Ce droit ne peut être exercé lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’obligations légales.

Lorsque le traitement est basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et sans motifs. Votre retrait de consentement ne vaudra que pour l’avenir.

Exercice de vos droits en tant que personne concernée portant sur vos Données à caractère personnel

Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations concernant le traitement de vos Données à caractère personnel ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter via l’un des canaux suivants :

• Par courriel : dpo@ikanbi.com
• Par Courrier postal : Place du Champ de Mars 5, 1050 Bruxelles, Belgique.

Nous vous demandons d’indiquer clairement quel droit vous souhaitez invoquer et à quel traitement de Données vous souhaitez vous opposer ou limiter ou quel consentement vous souhaitez retirer.

En cas de doutes raisonnables quant à l’identité de la personne qui émet la demande, iKanbi Group peut demander que lui soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l’identité de la personne concernée.

Lorsque vous exercez vos droits, aucun frais ne vous sera facturé, sauf si nous considérons que la demande est manifestement infondée ou excessive (ce sera le cas, par exemple, lorsqu’il s’agit d’une demande répétée).

Toutefois, nous pouvons vous facturer une somme raisonnable ne dépassant pas nos coûts de reproduction pour toute copie supplémentaire demandée.

Pour toute demande relative à vos droits, nous répondrons à votre demande dans un délai d’un mois. Toutefois, ce délai peut être porté à deux mois si la demande s’avère complexe et/ou en raison du nombre de demandes que nous avons à traiter. En cas de prolongation de ce délai, nous vous en informerons en vous donnant la raison de cette décision.

iKanbi Group notifie aux tiers auxquels les Données ont été communiquées les rectifications, effacements ou limitations effectués, sauf si cela s’avère impossible et/ou entraîne un effort disproportionné.

Veuillez noter que dans certaines circonstances prévues par la loi, nous pouvons refuser l’accès à vos informations ou ne pas accepter votre demande lorsque nous sommes autorisés à le faire par la législation applicable en matière de protection des données.

Si vous n’êtes pas satisfait sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel ou dont nous traitons vos demandes d’exercice de vos droits, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données, Rue de la Presse, 35, B-1000 Bruxelles, T: +32 (0)2 274 48 00; F: +35 (35)2 274 48 35; E: contact@apd-gba.be.

Modification de la présente Déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter cette Déclaration si nécessaire. En cas de modifications importantes, la date de modification sera mise à jour et une copie de la nouvelle Déclaration sera publiée sur notre site internet.

Nous vous encourageons à consulter périodiquement cette Déclaration pour savoir comment nous traitons et protégeons vos données.