Hoewel telefonische prospectie voor nieuwe uitdagingen staat in een alsmaar meer gedigitaliseerde wereld, is het nog altijd een relevante activiteit. Telefonische prospectie uitbesteden aan een ervaren callcenter kan een efficiënte strategie zijn om het vastleggen van afspraken door uw commerciële medewerkers een boost te geven.
Telefonische prospectie als instrument voor differentiatie
Digitale prospectie biedt heel wat voordelen, zoals automatisering, een groter bereik en mogelijke kostenverlaging. Maar met digitale prospectie zult u nooit dezelfde flexibiliteit en personalisatie bereiken als met telefonische prospectie.
Met telefonische prospectie kunt u zich namelijk onderscheiden van uw concurrenten door:
- Een gepersonaliseerde aanpak te hanteren: telefonische prospectie maakt directe en gepersonaliseerde communicatie met uw prospects mogelijk. U kunt uw aanpak aanpassen aan de specifieke behoeften van elke prospect om relevante vragen te stellen en oplossingen op maat te bieden.
Volgens 89% van de relatiemanagers is personalisatie cruciaal bij competitieve differentiatie
- Een vertrouwensrelatie op te bouwen: via telefonische prospectie kunt u een persoonlijker contact leggen met uw prospects. De vele interacties – op voorwaarde dat de telefoongesprekken op een gepast tijdstip en met het volste respect plaatsvinden – helpen om meer inzicht te krijgen in de specifieke behoeften van uw prospects, om het vertrouwen in uw merk te vergroten en om duurzame relaties op te bouwen.
- Meteen een antwoord aan te reiken: aan de telefoon kunt u onmiddellijk een antwoord geven op de vragen van geïnteresseerde prospects. Dat kan vooral interessant zijn bij producten of diensten waarvoor er snel een beslissing moet worden genomen, of bij prospects die de voorkeur geven aan directe communicatie omdat ze dan niet hoeven te wachten op een antwoord via mail of chat.
- Gekwalificeerde leads te genereren: telefonische prospectie is een efficiënte methode om uw database of CRM te kwalificeren en bij te werken, maar ook om te bepalen welke prospects het meest geïnteresseerd zijn zodat er een afspraak kan worden vastgelegd met hen. Bovendien kan tijdens de telefoongesprekken belangrijke informatie worden verzameld voor uw commerciële medewerkers, zoals behoeften, interesses, enz.
Het vastleggen van afspraken uitbesteden
Een team van prospectors of teleprospectors organiseren en beheren is een tijdrovende opdracht, waarvoor ondersteuning van dichtbij en vele tools, zoals telefonie, CRM, scripts en rapporten, nodig zijn. Daarom kiezen heel wat kleine en grote bedrijven ervoor om het vastleggen van salesafspraken uit te besteden aan een callcenter.
Een callcenter zal u namelijk helpen om uw commerciële processen te optimaliseren en uw conversieratio te verhogen:
- Tijd- en middelenbesparing: door het vastleggen van afspraken uit te besteden, hebben uw commerciële teams meer tijd vrij om te focussen op dossiers en taken met meer toegevoegde waarde. Op die manier kunt u het gebruik van uw middelen stroomlijnen en meer tijd besteden aan de verkoopactiviteiten en het afsluiten van contracten. U hoeft zich ook niet meer bezig te houden met de aanwerving van medewerkers en het zoeken naar oplossingen in geval van afwezigheden.
- Meer flexibiliteit en aanpassingsvermogen: callcenters zijn bedoeld om de nodige flexibiliteit aan de dag te leggen en zich aan te passen aan uw behoeften. Zo kunt u het gewenste aantal afspraken aanpassen en meer medewerkers voor het behandelen van de oproepen inzetten afhankelijk van uw groei of uw seizoensgebonden schommelingen.
- Ondersteuning op basis van nabijheid en ervaring: de Sales Coaches ondersteunen en motiveren de commerciële teams in hun dagelijkse activiteiten om uw doelstellingen te halen. Ze geven ook opleidingen, toegespitst op uw aanbod en activiteitensector. Ze kunnen u uw verkoopargumenten helpen verbeteren door u waardevolle tips te geven voor meer afspraken en een hogere conversie.
- Expertise in communicatie en verkoop: de Sales Advisors die in callcenters werken, zijn opgeleid en gespecialiseerd in campagnes voor het vastleggen van salesafspraken. Zij hebben een opleiding gevolgd om efficiënt te communiceren met prospects, om verkoopkansen te identificeren en om prospects te overtuigen. Hun expertise op het vlak van communicatie en verkoop vergroot uw kansen om gekwalificeerde afspraken te genereren.
- Naleving van regels en regelgeving: bij telefonische prospectie is het belangrijk om op de hoogte te zijn van de regelgeving inzake cold calling, waaronder de AVG en de DNCM (‘do not call me’ of de ‘bel-me-niet-meer’-lijst). Callcenters kennen deze regelgeving door en door en kunnen u begeleiden bij de uitstippeling van een beleid voor respectvolle en doelgerichte telefonische prospectie.
- Gepersonaliseerde opvolging en rapportage: het callcenter waarmee u samenwerkt, zal u gedetailleerde rapporten verstrekken over de uitgevoerde telefoonoproepen, de vastgelegde afspraken, de verkregen resultaten, enz. Aan de hand van deze gegevens kunt u de prestaties volgen, trends analyseren en zo nodig uw strategie voor het vastleggen van afspraken bijsturen.
- Toegang tot IT-tools en -ontwikkelaars: callcenters beschikken over een heleboel technologische tools om het vastleggen van salesafspraken doeltreffend te beheren, zoals VoIP-telefonie, opname en analyse van oproepen, automatische nummering van oproepen, enz. Ze kunnen ook koppelingen maken tussen uw CRM en hun tools om de uitwisseling van gegevens te vereenvoudigen.
Of u nu al dan niet opteert voor uitbesteding, telefonische prospectie is en blijft een middel voor differentiatie bij uw prospectie. Het is echter belangrijk om op een respectvolle en doelgerichte manier aan telefonische prospectie te doen, met inachtneming van de geldende regelgeving. Daarnaast is het van belang om uw teams goed op te leiden, om duidelijke doelstellingen vast te leggen en om uw teams de nodige middelen te verstrekken.
