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Emilie Coene

Dounia et Silke, employées chez iKanbi

Portrait de Dounia et Silke, collaboratrices de notre centre de contacts de Berchem

Portrait de Dounia et Silke, collaboratrices de notre centre de contacts de Berchem 1920 1483 Emilie Coene

Le groupe iKanbi a inauguré un nouveau centre de contacts à Berchem en janvier 2023.
Bassin multiculturel et source de talents, notre nouveau site de Berchem est situé près d’Anvers et non loin de Bruxelles.  Géographiquement, la proximité des transports en commun et des axes routiers est un avantage prédominant.

Le centre de contacts d’iKanbi Berchem dispose d’espaces sécurisés, d’une surface totalisant 1.250 m² sur le même étage.

Nos espaces sont également conçus pour assurer le bien-être de tous nos collaborateurs en leur mettant à disposition :

  • Des espaces détentes;
  • Des salles de formation;
  • Du mobilier ergonomique;
  • Une cafétéria;
  • Un coffee corner;
  • Une salle de sport;
  • Etc.

Quoi de mieux pour vous en parler, que de laisser la parole à ceux qui font vivre iKanbi Berchem au quotidien ?

Découvrez sans plus tarder les témoignages de Dounia Abdellati et Silke Van Den Borre, 2 de nos collaboratrices anversoises :

Dounia et Silke, employées chez iKanbi

En quoi consiste ton travail et qu’est-ce-qui te plait dans ton rôle ?

Dounia: « En tant que coach, je guide et soutiens nos Customer Advisors afin que chaque client ait une expérience positive avec notre service clientèle, lors de chaque contact. Je suis fière d’avoir contribué à créer cet impact positif sur nos clients. De plus, j’aime les possibilités infinies qu’il offre et les situations uniques qui en résultent. Il me donne également l’occasion d’évoluer en tant que personne et de développer mes compétences.   »

Silke: « Je suis fière d’être Customer Advisor chez iKanbi depuis six mois ! Je suis surprise chaque jour par les questions et les histoires uniques de nos clients. Pouvoir les aider me donne un sentiment de satisfaction et j’aime m’entretenir avec eux. Ce travail me permet d’extérioriser ma nature bavarde !

Que préfères-tu, le télétravail ou travailler sur site ?

Dounia: « Bien que je sois plus productive lorsque je travaille à la maison, je suis heureuse de faire partie de l’environnement de travail inspirant et stimulant du bureau. C’est l’endroit idéal pour renforcer les liens avec mon équipe et pour profiter de l’accompagnement physique et du mentorat. »

Silke: « Bien que j’apprécie la commodité du travail à domicile, je préfère me rendre au bureau. J’ai l’impression d’être chez moi et j’aime voir mes collègues en personne. »

Comment décririez-vous l’atmosphère qui règne au bureau de Berchem ?

Dounia: « Le site de Berchem est une oasis d’énergie ! L’atmosphère jeune et dynamique crée un environnement de travail inspirant et enrichissant, où j’ai la liberté d’exprimer ma créativité et de partager mes opinions. La devise « Un travail acharné porte ses fruits » me donne la motivation nécessaire pour donner le meilleur de moi-même chaque jour. »

Silke: « En entrant dans le bureau, vous êtes accueilli par l’énergie vibrante de nos fantastiques collègues. C’est un endroit où il fait bon travailler et évoluer, et je me sens vraiment chez moi au milieu de tous ces gens formidables. »

Avez-vous une anecdote stimulante à partager ?

Dounia: » En tant que coach, j’ai vécu d’innombrables moments stimulants qui m’ont permis de devenir celle que je suis. Des activités entre collègues aux séances de brainstorming spontanées, j’ai appris qu’il y a toujours de la place pour l’aventure et l’amusement dans mon travail. Il est difficile de choisir une anecdote spécifique, chaque moment est une expérience en soi. Avec mon superviseur et les agents, j’ai créé tellement de bons souvenirs qui me motivent énormément ! »

Silke: « Récemment, j’ai reçu un appel d’un client qui téléphonait pour exprimer sa reconnaissance envers l’une de nos collègues. Il a apprécié son travail et m’a demandé de lui transmettre un message spécial pour la remercier. Ce moment m’a fait chaud au cœur et m’a donné un coup de boost en me montrant que nous faisons vraiment la différence pour nos clients. »

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iKanbi est fier de vous annoncer l’ouverture de son site de Tanger

iKanbi est fier de vous annoncer l’ouverture de son site de Tanger 1920 1483 Emilie Coene

Le groupe iKanbi est fier d’annoncer l’ouverture d’un nouveau centre de contacts à Tanger, Maroc.

Situé au 25 Avenue Youssef Ibn Tachfine à Tanger, ce nouveau site sera le sixième puisqu’il s’ajoute à ceux de Loncin, Berchem, Tirana, Maastricht et Casablanca. Ce nouveau centre de contacts a pour vocation d’offrir des services d’assistance et d’helpdesk spécialisés, par téléphone, e-mail ou chat. lire plus

Nomination au titre de Trends Gazelles 2023

Nomination au titre de Trends Gazelles 2023 1585 1920 Emilie Coene

Cette année encore, nous sommes fières de vous annoncer la nomination d‘iKanbi Belgium aux Trends Gazelles 2023. lire plus

Une application interne iKanbi développée par et pour les collaborateurs d’iKanbi!

Une application interne iKanbi développée par et pour les collaborateurs d’iKanbi! 600 371 Emilie Coene

Cette semaine, iKanbi lance sa propre plateforme de gestion des demandes, incidents et services de support à iKanbi.

Cette application de ticketing interne a pour objectif de gérer et réaliser le suivi des demandes envoyées par les collaborateurs d’iKanbi auprès des départements HR, IT, Facility et BI (Management) de l’entreprise.

Pourquoi développer sa propre application me direz-vous? N’existe-t-il pas sur le marché une pléthore de logiciels prêts à l’emploi et simples d’utilisation?

L’idée d’iKanbi de développer sa propre application est née de plusieurs constats.

En premier, la nécessité d’un outil de centralisation des demandes en lieu et place des différents canaux internes de communication (mail, chat, téléphone, …)

Centralisation des demandes via un canal unique

 

Ensuite, le souhait d’une simplification grâce à l’analyse préalable des types de demandes et la gestion des flux de ces demandes. Cette simplification porte sur la structuration des interfaces HR, IT, Facility et BI, et l’intégration de champs prédéfinis et de champs libres dans les formulaires. La répartition des demandes et la gestion de leur suivi en ‘arrière plan’ en est dès lors facilitée.

Enfin, une volonté de donner de l’autonomie aux collaborateurs d’iKanbi dans la création et le suivi de leurs demandes. En effet, la plupart des tickets créés ne nécessitent pas la validation d’un responsable; ils peuvent donc être gérés personnellement par les collaborateurs eux-mêmes.

Après une étude de marché approfondie, il est apparu qu’aucun logiciel ne correspondait réellement aux atttentes des collaborateurs d’iKanbi. En plus de la licence par utilisateur, des modifications et adaptations importantes auraient été nécessaires pour coller au mieux à cette réalité et engendré de facto un surcoût important. Le souhait de réaliser un produit ‘iKanbi’ pour les collaborateurs d’iKanbi, sur base de leurs besoins réels s’est donc imposé comme une évidence.

L’équipe Web Development, en collaboration avec une équipe projet ‘multi-départements’ s’est donc mise à la tâche. Une analyse approfondie des différentes demandes reçues par les départements, HR, IT, et Facility a permis la catégorisation et la mise en place d’une structure de gestion et de suivi des flux.

Après un travail de plusieurs mois, le fruit des synergies entre les différentes équipes et la team Web Development a enfin vu le jour.

Enfin, il est inutile de rappeler que l’amélioration des services aussi bien auprès des clients ‘externes’ qu’‘internes’, est une valeur intrinsèque à iKanbi. Cet outil a donc été pensé dans un processus d’amélioration continue grâce aux statistiques qu’il peut fournir. Que ce soit sur les types demandes, les types de réponses, le temps de traitement, la récurrence de certaines incidents, …  ces statistiques objectivent des tendances et donnent des pistes. Comme par exemple, le traitement de certaines demandes qui pourrait faire l’objet d’une automatisation dans le futur. Dans le même esprit, un système de notification sur l’interface d’accueil a été mis en place et avertit dès qu’un incident impacte plusieurs collaborateurs. Cela permet ainsi d’éviter la redondance dans le signalement de cet incident.

Une application bien pensée donc, et qui ne demande qu’à être utilisée!

« Au coeur de la difficulté réside toujours une opportunité! »

« Au coeur de la difficulté réside toujours une opportunité! » 800 374 Emilie Coene

Les fournisseurs d’électricité et de gaz ont été submergés par les questions des consommateurs relatives à la hausse des prix de l’énergie. iKanbi, dont la mission est d’apporter du support au service clients d’un des plus importants fournisseurs énergétiques belges, a également été confronté à ce problème.


Face au défi de l’augmentation des questions et des demandes des consommateurs, iKanbi a vu ses lignes engorgées et les temps d’attente dépassés. A titre d’exemple, le forecast prévisionnel de départ a connu un dépassement allant jusqu’à 23%! De cette situation inédite est née une réflexion dont l’aboutissement a été une réorganisation des appels via la modulation de l’IVR et un aménagement du parcours de formation d’un nouveau Conseiller Clients Energie chez iKanbi.

Pourquoi changer, me direz-vous? Il suffit juste d’engager et de former rapidement de nouveaux Conseillers. Y’a qu’à … , sauf que ce ce n’est pas aussi simple!

Les connaissances à acquérir par un nouveau Conseiller Clients pour répondre aux différentes situations (questions concernant une facture, un déménagement, un relevé d’index,…), ainsi que l’apprentissage des processus et outils nécessitaient une formation de 8 jours. C’est seulement au terme de celle-ci que le ‘nouveau’ était prêt à prendre ses premiers appels. Une ligne support, des coachings individuels et des workshops venaient compléter et soutenir nos nouveaux Conseillers Clients.

Cependant, avec la croissance exceptionnelle de ce volume d’appels, une formation de (presque) deux semaines ne permettait pas de répondre à l’urgence du moment. D’autres pistes devaient donc être explorées.

Dans un premier temps, la technologie d’iKanbi a permis d’adapter l’IVR de base. Le consommateur s’est vu proposer un menu dans l’IVR qui l’invite à sélectionner l’option ‘Hausse des prix’. En parallèle, le département RH d’iKanbi a recruté et engagé à grande échelle des personnes qui ont été formées uniquement sur ces questions. Les résultats ne se sont pas fait attendre puisque 11% des volumes ont été absorbés par des Conseillers Clients formés en 4 jours. La réactivité d’iKanbi a eu comme effet d’accroitre l’accessibilité des services de notre Client fournisseur d’Energie.

Dans un deuxième temps, les équipes d’iKanbi ont porté leurs réflexions sur le processus de formation des nouveaux collaborateurs. Pourquoi ne pas découper le parcours de formation en modules interchangeables, selon les besoins du service, et placer le Conseiller Clients en situation de prise d’appels après chaque module? Ainsi, au lieu de suivre une formation continue de 8 jours avant de prendre ses premiers appels, le nouveau reçoit maintenant une formation de 2 ou 3 jours, en fonction du module. Il passe ensuite à la mise en pratique de l’acquisition de ses connaissances. Une fois ce premier module acquis, il peut être formé sur le deuxième, passer en prise d’appels, et ainsi de suite…

Grâce à cette acquisition progressive, iKanbi a eu un impact à plusieurs niveaux. Les Conseillers Clients d’iKanbi sont plus sereins dans la prise en charge des questions apportées aux clients; l’intégration en phase opérationnelle s’effectue pas à pas. Leur charge mentale s’en trouve allégée de facto. Pour notre client, la solution proposée apporte une meilleure gestion des crises majeures pour l’avenir. L’intégration de nouveaux collaborateurs formés en fonction du contexte opérationnel assure, avec efficacité et rapidité, la prise en charge de volumes excédentaires non planifiés.  La formation de nouveaux collaborateurs par la priorisation des modules joue un rôle essentiel dans la gestion des forecasts prévisionnels. Enfin, la réduction du temps d’attente et la qualité des réponses augmentent le taux de satisfaction des clients finaux. En témoignent les nombreux ‘Merci’ reçus par les Conseillers Clients au cours des interactions.

Ainsi, “au coeur de la difficulté réside toujours une opportunité”, comme le souligne à juste titre Stefania, Customer Succes Manager secteur Energie chez iKanbi. Identifier et saisir cette opportunité pour améliorer la satisfaction clients démontre toute l’intelligence et le savoir-faire des équipes d’iKanbi.

iKanbi vous présente ses meilleurs voeux pour 2022!

iKanbi vous présente ses meilleurs voeux pour 2022! 1280 720 Emilie Coene

Certificat CovidSafe, iKanbi aide les citoyens.

Certificat CovidSafe, iKanbi aide les citoyens. 648 432 Emilie Coene

Madame la ministre wallonne de la santé, Chrisitie Morreale, était dans nos locaux ce vendredi 18 juin!

Accompagnée de la député wallonne Diana Nikolic et du bourgmestre d’Ans, Gregory Philippin, Chrisitie Morreale est venue constater l’efficacité du travail réalisé par nos collaborateurs dans le cadre de la gestion des appels liés au Certificat européen CovidSafe. Ouverte depuis mercredi, cette ligne spécialement dédiée au Certificat CovidSafe enregistre déjà en moyenne 11000 appels par jour…